Audyt zerowy AEO ocena wstępna firmy przed złożeniem wniosku o pozwolenie AEO
Audyt zerowy (audyt wstępny) AEO to pierwszy i kluczowy krok w procesie uzyskiwania statusu Upoważnionego Przedsiębiorcy. Przeprowadzamy szczegółową ocenę firmy pod kątem spełnienia kryteriów AEO, wskazujemy niezgodności i planujemy działania korygujące — zanim wniosek trafi do Izby Administracji Skarbowej.
Czym jest audyt zerowy AEO?
Audyt zerowy AEO to wstępna ocena wewnętrzna firmy przeprowadzana przed złożeniem wniosku o pozwolenie AEO. Jego celem jest ustalenie, w jakim stopniu organizacja spełnia kryteria AEO określone w art. 39 Unijnego Kodeksu Celnego, oraz identyfikacja obszarów wymagających uzupełnienia lub korekty.
Ocena spełniania warunków AEO przez Izbę Administracji Skarbowej odbywa się w oparciu o postępowanie audytowe oparte na analizie ryzyka. Samoocena dokonana przez przedsiębiorcę w kwestionariuszu nie jest wiążąca dla organu celnego, dlatego warto przeprowadzić niezależny audyt zerowy przed złożeniem wniosku.
Na podstawie audytu zerowego sporządzamy raport zawierający ocenę wstępną, wykaz stwierdzonych niezgodności i plan działań korygujących umożliwiający skuteczne przygotowanie do postępowania audytowego IAS.
Zakres audytu zerowego AEO obejmuje:
- Ocenę zgodności z przepisami celnymi i podatkowymi w ostatnich 3 latach
- Analizę systemu zarządzania ewidencjami handlowymi i transportowymi
- Weryfikację systemów rachunkowości i ścieżki audytu
- Ocenę integracji ksiąg rachunkowych celnych z systemem księgowym
- Analizę dostępu organów celnych do ewidencji — fizycznego i elektronicznego
- Ocenę systemu logistycznego identyfikacji towarów unijnych i nieunijnych
- Weryfikację struktury administracyjnej i kontroli wewnętrznych
- Analizę polityki bezpieczeństwa informatycznego i systemów IT
- Ocenę procedur bezpieczeństwa fizycznego budynków i stref załadunkowych
- Weryfikację procedur weryfikacji partnerów handlowych
- Ocenę procedur bezpieczeństwa personalnego i szkoleń pracowników
- Analizę wypłacalności finansowej przedsiębiorcy
Warunki uzyskania pozwolenia AEO
Raport z audytu wstępnego zerowego AEO w sprawie warunków uzyskania pozwolenia AEOF ocenia spełnienie wszystkich pięciu kryteriów określonych w art. 39 UKC.
Przestrzeganie wymogów celnych (art. 24 RW)
Wymaga się braku skazania za poważne przestępstwo karne związane z działalnością gospodarczą oraz braku poważnych lub powtarzających się naruszeń prawa celnego i podatkowego w ciągu ostatnich 3 lat. Kryterium dotyczy wnioskodawcy, osób kierujących przedsiębiorstwem, osób nadzorujących kierownictwo oraz agencji celnej jako przedstawiciela celnego. Organ celny dokonuje indywidualnej oceny w kontekście rodzaju naruszeń, całokształtu działalności i działania w dobrej wierze.
System zarządzania ewidencjami handlowymi i transportowymi (art. 25 RW)
Wnioskodawca musi wykazać wysoki poziom kontroli swoich operacji poprzez system zarządzania ewidencjami. Obejmuje to: prowadzenie rachunkowości zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami, integrację ksiąg celnych z systemem rachunkowości, zapewnienie organowi celnemu dostępu do ewidencji (fizycznego i elektronicznego), system logistyczny identyfikacji towarów unijnych i nieunijnych, odpowiednią strukturę administracyjną, procedury archiwizacji, politykę bezpieczeństwa informatycznego oraz procedury powiadamiania organów celnych o trudnościach.
Wypłacalność (art. 26 RW)
Wnioskodawca musi wykazać, że nie został postawiony w stan upadłości, wywiązywał się ze zobowiązań finansowych celnych i podatkowych w ciągu ostatnich 3 lat oraz że jego sytuacja finansowa umożliwia wywiązanie się ze zobowiązań, biorąc pod uwagę rodzaj i skalę prowadzonej działalności. Konieczne jest udowodnienie braku ujemnych aktywów netto lub możliwości ich pokrycia.
Praktyczne standardy kompetencji lub kwalifikacji zawodowych (art. 27 RW)
Kryterium dotyczy pozwoleń AEOC i AEOF (nie AEOS). Warunek uznaje się za spełniony jeżeli wnioskodawca zatrudnia osobę będącą samą w sobie upoważnionym przedsiębiorcą w zakresie uproszczeń celnych lub korzysta z usług agencji celnej na mocy umowy powyżej 3 lat w przedstawicielstwie pośrednim. W takim przypadku wymagane są pisemne uregulowania i wdrożone procedury regulujące współpracę.
Kryterium bezpieczeństwa i ochrony (art. 28 RW)
Kryterium dotyczy pozwoleń AEOS i AEOF. Obejmuje odpowiednie standardy bezpieczeństwa w zakresie: integralności fizycznej budynków i ochrony przed nieuprawnionym dostępem, zabezpieczenia stref wysyłkowych i doków załadunkowych, ochrony towarów przed nieuprawnionym wprowadzaniem lub wymianą, weryfikacji partnerów handlowych i kontraktowego zapewnienia bezpieczeństwa łańcucha dostaw, kontroli bezpieczeństwa pracowników na stanowiskach kluczowych, procedur dla zewnętrznych dostawców usług, szkoleń w zakresie świadomości bezpieczeństwa i wyznaczenia osoby do kontaktów w sprawach bezpieczeństwa i ochrony.
Najczęstsze niezgodności w audycie AEO
Na podstawie przeprowadzonych audytów zerowych AEO identyfikujemy obszary, w których firmy najczęściej nie spełniają wymagań. Wczesna identyfikacja tych braków pozwala wdrożyć działania korygujące jeszcze przed złożeniem wniosku do IAS i znacząco zwiększa szanse na pozytywne przejście postępowania audytowego organu celnego.
Raport z audytu zerowego AEO zawiera ocenę każdego obszaru z rekomendacjami i harmonogramem wdrożenia niezbędnych zmian. Towarzyszymy klientowi przez cały proces — od audytu zerowego po uzyskanie pozwolenia AEO.
Najczęstsze braki stwierdzane w audycie zerowym AEO:
- Brak systemu rachunkowości z historyczną ścieżką audytu od wprowadzenia danych do akt
- Brak integracji ksiąg celnych z systemem rachunkowości i możliwości kontroli krzyżowych
- Brak zapewnienia organowi celnemu elektronicznego dostępu do systemów rachunkowości
- Brak systemu logistycznego identyfikacji towarów unijnych i nieunijnych
- Brak właściwej struktury administracyjnej i kontroli wewnętrznych umożliwiających wykrywanie błędów
- Brak procedur archiwizacji ewidencji i ochrony przed utratą informacji
- Brak poinstruowania pracowników o obowiązku powiadamiania organów celnych o trudnościach
- Brak polityki bezpieczeństwa informatycznego — zarządzanie użytkownikami, kopie zapasowe, działanie w przypadku awarii
- Budynki niezapewniające ochrony przed nieuprawnionym dostępem (AEOS)
- Brak środków kontroli dostępu do biur, stref wysyłkowych i doków załadunkowych (AEOS)
- Brak środków w zakresie postępowania z towarami chroniących przed nieuprawnionym wprowadzaniem
- Brak weryfikacji partnerów handlowych i kontraktowych gwarancji bezpieczeństwa łańcucha dostaw
- Brak kontroli bezpieczeństwa pracowników na stanowiskach kluczowych dla bezpieczeństwa
- Brak procedur bezpieczeństwa dla zewnętrznych dostawców usług
- Brak regularnych szkoleń pracowników w zakresie świadomości bezpieczeństwa
- Brak wyznaczonej osoby do kontaktów kompetentnej w sprawach bezpieczeństwa i ochrony