Zalety podejścia procesowego według nowej normy ISO

1. Strona Główna
2. Baza Wiedzy
3. Nowa norma ISO 9001:2015

Zalety podejścia procesowego według nowej normy ISO 9001:2015 *

Podejście procesowe, które zrewolucjonizo­wało systemy zarządzania jakością wraz z publikacją trzeciej edycji normy w 2000 roku, po­woduje, że organizacja powinna: określać pro­cesy konieczne dla systemu zarządzania jako­ścią, sekwencję oraz wzajemne oddziaływanie procesów oraz kryteria i metody potrzebne do zapewnienia skuteczności przebiegu procesów i nadzoru nad nimi. Należy również monitoro­wać, mierzyć (tam, gdzie ma to zastosowanie) i analizować procesy oraz wdrażać działania ko­nieczne do osiągnięcia zaplanowanych wyni­ków i ciągłego doskonalenia procesów. W no­wej normie ISO 9001 w bardzo szczegółowy sposób określono zadania organizacji. Powinna ona: określić potrzebne procesy, jak również ich nadzorowania procesów.

Monitorowanie procesów realizowane jest w oparciu o ustalone wartości wskaźników procesów, które mają być podstawą do podejmowania decyzji strategicznych przez najwyższe kierownictwo. Dlatego wskaźniki powinny być zidentyfikowane dla wszystkich poziomów organizacji, by każdy z obszarów na swojej płaszczyźnie przyczyniał się do osiągnięcia celów organizacji. Zidentyfikowane wskaźniki procesów będą spełniać swoją funkcję, jeżeli otrzymana informacja zwrotna będzie możliwa do zmierzenia oraz będzie na tyle odzwierciedlała rzeczywistość, by na jej podstawie móc doskonalić procesy lub podejmować działania korygujące.

Ponadto należy: ustalać ryzyka związane z realizacją procesów, oceniać procesy i wprowadzać niezbędne zmiany (dotyczące np. ich przebiegu, różnicowania wejścia, wyjścia), w tym identyfikować przyszłe zdarzenia, które mogą stanowić szansę lub zagrożenie dla prowadzonej działalności. Przyjęcie aktywnej postawy pracowników organizacji służy budowaniu wartości dodanej poprzez wykorzystywanie pojawiających się szans, jak również minimalizowanie prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń. Wyniki analizy ryzyka stanowią też wykładnię w doborze wskaźników procesów.

Bardzo trudnym zadaniem będzie określenie sekwencji między procesami i ich wzajemnego oddziaływania. Punkt 4.4 tej samej normy mówi o konieczności utrzymywania udokumentowanych informacji dla wsparcia działań operacyjnych procesów. Chodzi o to, aby mieć pewność, że procesy (w tym ich poszczególne etapy, operacje) zostały przeprowadzone zgodnie z planem. Sposób udokumentowania musi być dopasowany do indywidualnych potrzeb organizacji. Mogą to być procedury, schematy postępowania lub karty procesów. Dokumenty, które powstaną powinny pełnić funkcję uzupełnienia realizowanych działań, a nie balastu.

W projektowaniu procesów należy uwzględnić nie tylko wymagania prawne, ale również wymagania klientów (punkt 5.1.2) oraz kontekst organizacji (wymagania punktu 4.1). Nową propozycją jest również kryterium odnoszące się do określenia środowiska prowadzenia procesów (punkt 7.4.1). W nowej normie ISO używa się już pojęcia „wiedza organizacji (punkt 7.1.6). W praktyce należy dokonywać analizy procesów, zbierać niezbędne dane, które później mogą być wykorzystywane do doskonalenia procesów. Wkraczamy tym samym na poziom strategicznego wykorzystania wiedzy, na poziom organizacji uczącej się. Do zarządzania procesami nawiązuje bezpośrednio również punk 8.1 normy (Planowanie i nadzór nad działaniami operacyjnymi). Oprócz zadań, jakie już wymieniono, na uwagę zasługują zalecenia dotyczące nadzorowania zaplanowanych zmian, dokonywania przeglądów skutków niezamierzonych zmian. Utrzymano wymaganie dotyczące nadzorowania procesów zlecanych na zewnątrz. Wydaje się, że nowa norma ISO nawiązuje pośrednio do tradycyjnych technik organizatorskich oraz do koncepcji lean management. Wskazuje bowiem na rozpatrywanie procesów pod względem wartości dodanej oraz na doskonalenie procesów na podstawie oceny danych i informacji.

* Problemy Jakości Luty 2017