Szukaj
×
×
Wewnętrzny System Kontroli
Wymagania WSK — pytania i odpowiedzi
Wymagania WSK — pytania i odpowiedzi
lista kontrolna podczas audytu certyfikacyjnego PCBC
Poniższe pytania i odpowiedzi odzwierciedlają wymagania sprawdzane podczas audytu certyfikacyjnego WSK przez PCBC. Każde pytanie zawiera przykład dokumentu lub zapisu, który audytor może poprosić o przedstawienie. Przygotowujemy klientów do każdego z tych punktów w ramach wdrożenia WSK pod klucz.
Lista kontrolna audytu WSK
Pytania audytora PCBC i wymagane dokumenty
Poniższa tabela przedstawia pytania zadawane przez audytora PCBC podczas audytu certyfikacyjnego WSK wraz z przykładowymi odpowiedziami opartymi na rzeczywistym wdrożeniu. Przygotowujemy wszystkie wymienione dokumenty w ramach wdrożenia WSK.
| Pytanie audytora | Wymagany dokument / odpowiedź |
|---|---|
| Czy system WSK obejmuje proces realizacji transakcji dotyczących obrotu, zgodnie z definicją z Ustawy o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym? | Księga WSK, Procedura P09 Realizacja przedmiotu umowy, transakcja ćwiczebna |
| Czy procedury WSK obejmują takie elementy jak: klasyfikacja towaru, badanie końcowego zastosowania i użytkownika, kontrola transakcji, uzyskanie zezwolenia, kontrola przesyłki, ewidencja obrotu, raportowanie o naruszeniach? | Księga WSK Rozdział 8 Klasyfikacja produktów, Procedura P09, transakcja ćwiczebna |
| Czy polityka kontroli obrotu zawiera zobowiązania dot.: zaniechania obrotu niezgodnego z prawem, zapobiegania transakcjom z podmiotami zaangażowanymi w BMR, wykluczenia zysku sprzecznego z polityką WSK, sankcji dla pracowników, powołania pełnomocnika WSK? | Polityka kontroli obrotu towarami strategicznymi — zatwierdzona przez zarząd |
| Czy kierownictwo określiło zakresy odpowiedzialności i uprawnień WSK w udokumentowanej formie? | Schemat organizacyjny WSK, Wykaz kompetencji, Szczeble zarządzania WSK |
| Czy osoby dysponują wiedzą na temat aktualnych przepisów dotyczących kontroli obrotu? | Test na zakończenie szkolenia, zaświadczenie z przeprowadzonego szkolenia WSK przez Pakuła Consulting |
| Czy wyznaczono pełnomocnika ds. WSK — Pełnomocnika ds. Kontroli Obrotu? | Powołanie pełnomocnika WSK, Certyfikat Pełnomocnika WSK wystawiony przez Pakuła Consulting |
| Czy zakres uprawnień Pełnomocnika WSK jest adekwatny do odpowiedzialności? Czy posiada uprawnienia do wstrzymania transakcji w przypadku podejrzeń co do legalności? | Zakres obowiązków Pełnomocnika WSK |
| Czy przeprowadzana jest analiza ryzyka związanego z zagrożeniami transakcji? | Procedura Analiza Ryzyka, transakcja ćwiczebna z kartą kontrolną |
| Czy udokumentowane informacje WSK obejmują: rejestr aktualnych aktów prawnych, wyniki klasyfikacji wyrobów, wyniki analizy ryzyka, decyzje dot. zwolnienia lub wstrzymania transakcji? | Wykaz aktów prawnych WSK (aktualizowany co miesiąc), Baza klasyfikacyjna WSK, Karta kontrolna transakcji z listami sygnałów ostrzegawczych i alarmowych, lista odmów |
| Czy dokonuje się aktualizacji rejestru aktualnych aktów prawnych krajowych i UE? | Aktualizacja co najmniej raz w miesiącu — Pakuła Consulting prowadzi comiesięczną aktualizację przepisów WSK w ramach usługi doradczej |
| Czy firma określiła i udokumentowała zasady i tryb postępowania przy realizacji zamówień? | Księga WSK pkt 5 Procedura realizacji zamówień oraz Procedura 09 Realizacja przedmiotu umowy |
| Czy firma określiła i udokumentowała tryb postępowania w przypadku stwierdzenia naruszenia procedur lub wątpliwości co do legalności działań? | Księga WSK pkt 6 Powiadamianie |
| Czy przyjęte ustalenia obejmują: tryb postępowania podczas realizacji umowy, analizę list odmów, wyniki klasyfikacji, analizę ryzyka zmiany miejsca przeznaczenia, decyzje dot. akceptacji/wstrzymania/anulowania transakcji? | Księga WSK pkt 5, Procedura 09 oraz transakcja ćwiczebna WSK |
| Czy firma określiła tryb informowania właściwych organów w przypadku zagubienia lub uszkodzenia własności klienta/dostawcy, jeżeli obrót wymagał zezwolenia? | Księga WSK pkt 6 Powiadamianie |
| Czy sposób realizacji wywozu lub transferu wewnątrzunijnego zatwierdza przedstawiciel kierownictwa ds. WSK? | Księga WSK pkt 5.4 wysyłka lub transfer, transakcja ćwiczebna |
| Czy są prowadzone audyty wewnętrzne WSK? | Harmonogram audytów wewnętrznych WSK, Audytor wewnętrzny WSK — powołanie, Certyfikat Audytora Wewnętrznego WSK wystawiony przez Pakuła Consulting |
| Czy firma określiła i udokumentowała zasady i tryb przeprowadzania audytów wewnętrznych WSK? | Księga WSK Rozdział 10 Audyty wewnętrzne, Zakres obowiązków Pełnomocnika WSK, Procedura 03 Audyty wewnętrzne |