Pytania kontrolne i audytowe ISO 14001 lista kontrolna dokumentów, informacji administracyjnych i wymagań normy
Pytania kontrolne i audytowe stanowią narzędzie weryfikacji gotowości organizacji do certyfikacji ISO 14001:2015. Obejmują przegląd dokumentów środowiskowych, informacji administracyjnych, wymagań systemowych normy oraz wymagań prawnych z zakresu ochrony środowiska. Stosujemy je w trakcie audytu zerowego oraz audytów wewnętrznych systemu zarządzania środowiskowego.
Sprawdzane dokumenty z zakresu ochrony środowiska
Audyt ISO 14001 obejmuje przegląd dokumentacji środowiskowej organizacji. Zebranie i weryfikacja poniższych dokumentów przed audytem pozwala skrócić czas audytu i uniknąć niezgodności formalnych.
Kompletna i aktualna dokumentacja świadczy o dojrzałości systemu zarządzania środowiskowego i gotowości organizacji do spełnienia wymagań normy ISO 14001:2015. Braki w dokumentacji są jedną z najczęstszych przyczyn niezgodności wykrywanych podczas audytu certyfikującego.
Dokumenty podlegające weryfikacji:
- Pozwolenie wodnoprawne
- Pozwolenie na odprowadzanie ścieków do wód
- Umowa na odprowadzanie ścieków do kanalizacji
- Rejestr skarg i wypadków
- Kopie odpowiednich wymagań prawnych
- Pozwolenie na wytwarzanie odpadów oraz kopie kart przekazania odpadów
- Szczegóły dotyczące naruszenia przepisów prawa lub nałożonych kar
- Plany zakładu
- Istniejące procedury i instrukcje dotyczące: surowców, zrzutu ścieków, emisji do powietrza, odpadów, BHP, procesów, sytuacji awaryjnych
- Harmonogramy napraw
- Dane z pomiarów dotyczących emisji
- Zapisy dotyczące procesów i zakupów
- Specyfikacje dotyczące surowców
- Schemat systemu kanalizacji na terenie przedsiębiorstwa
- Zapisy ze szkoleń
- Faktury za dostarczoną wodę, gaz, energię elektryczną oraz paliwo
- Kopie skarg wniesionych przez społeczność lokalną
- Raport z badań środowiskowych
Informacje administracyjne — przegląd ekologiczny
Przegląd ekologiczny to etap poprzedzający wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001. Obejmuje zebranie kluczowych informacji o organizacji, jej historii, procesach i dotychczasowym podejściu do zarządzania środowiskowego.
Informacje uzyskane w ramach przeglądu ekologicznego stanowią punkt wyjścia do identyfikacji aspektów środowiskowych i określenia zakresu systemu zarządzania środowiskowego.
Pytania administracyjne przeglądu ekologicznego:
- Główne produkty firmy — wyszczególnienie i roczna ilość
- Jakie są główne procesy zachodzące w przedsiębiorstwie? Należy załączyć schemat blokowy głównych operacji procesu technologicznego lub produkcyjnego.
- Historia zakładu
- Krótki opis istniejącego systemu zarządzania środowiskowego lub istniejących elementów systemu
- Wymienić normy dotyczące ochrony środowiska, których firma musi przestrzegać
- Czy od czasu powstania przedsiębiorstwa miały miejsce poważne wypadki lub rozlewy? (proszę podać szczegóły)
- Czy doszło do jakiegoś skażenia? (proszę podać szczegóły)
- Czy na terenie przedsiębiorstwa przeprowadzono badanie skażenia ziemi? (proszę podać szczegóły)
- Czy przedsiębiorstwo otrzymało oficjalne ostrzeżenie lub nałożono na nie karę za nieprzestrzeganie przepisów ochrony środowiska? (proszę podać szczegóły)
- Czy przedsiębiorstwo otrzymało jakiekolwiek skargi od lokalnej społeczności wynikające ze swojej działalności? (proszę podać szczegóły)
- Wymienić i opisać planowane inwestycje proekologiczne
Dokumentacja systemu ISO 14001
Pytania kontrolne dotyczące dokumentacji systemu zarządzania środowiskowego weryfikują zgodność dokumentów z wymaganiami normy ISO 14001:2015 pod kątem struktury, terminologii i kompletności.
Weryfikacja dokumentacji obejmuje zarówno dokumenty wymagane wprost przez normę (udokumentowane informacje), jak i te, które organizacja sama uzna za niezbędne do skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów.
Pytania kontrolne dotyczące dokumentacji:
- Czy dokumentacja systemu ISO 14001 została sprawdzona pod kątem ewentualnej niezgodności w odniesieniu do struktury i terminologii?
- Czy uzupełniono procesy planowania i kontroli w odniesieniu do wymogów ISO 14001?
- Czy zmiany są monitorowane, a niezamierzone zmiany kontrolowane?
- Czy kontroluje się i oddziałuje na procesy zlecane na zewnątrz?
- Czy bierze się pod uwagę wszystkie odcinki cyklu życia — w szczególności zamówienia, projektowanie, dostarczanie, wykorzystanie i utylizację wyrobów i usług, dostawców i wykonawców?
- Czy organizacja przekazuje informacje o potencjalnym znaczącym oddziaływaniu na środowisko podczas dostarczania wyrobów i usług?
- Czy organizacja określiła, co będzie mierzone, analizowane i oceniane oraz jakimi metodami? Czy określono odpowiednie wskaźniki do oceny wydajności środowiskowej?
- Czy określono częstotliwość oceny zgodności?
- Czy przechowuje się udokumentowaną informację jako dowód wyników oceny zgodności?
- Czy podczas audytów wewnętrznych oceniono spełnienie wymagań ISO 14001:2015?
- Czy podczas planowania audytów wzięto pod uwagę zmiany mające wpływ na organizację?
- Czy przegląd zarządzania ISO 14001:2015 został uzupełniony o nowe wymagania?
- Czy podczas oceniania potrzeby podjęcia działań korygujących określono, czy istnieją podobne niezgodności lub czy mogą się potencjalnie pojawić?
- Czy organizacja przechowuje udokumentowaną informację jako dowód rodzaju niezgodności, działań podjętych w ich następstwie oraz wyników działań korygujących?
- Czy organizacja ciągle doskonali system zarządzania środowiskowego w celu zwiększenia wydajności środowiskowej?
Wymagania systemowe nowej normy ISO 14001
Poniższe pytania kontrolne obejmują wymagania systemowe normy ISO 14001:2015 (punkty 4-10). Służą weryfikacji gotowości organizacji do certyfikacji oraz jako narzędzie audytu wewnętrznego i audytu zerowego.
Kontekst, planowanie i polityka środowiskowa:
- Czy określono kwestie zewnętrzne i wewnętrzne istotne dla systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001?
- Czy określono dla systemu zarządzania środowiskiem zainteresowane strony?
- Czy zakres systemu zarządzania środowiskiem został przeanalizowany w świetle wymagań nowej normy ISO 14001 (kontekst, zainteresowane strony, granice systemu, ograniczenia organizacyjne)?
- Czy system zarządzania środowiskiem obejmuje procesy i ich powiązania?
- Czy wdrożono wymagania odnoszące się do odpowiedzialności najwyższego kierownictwa?
- W jaki sposób zorganizowano delegowanie zadań i uprawnień?
- Czy sprawdzono odpowiedniość polityki środowiskowej po uwzględnieniu kontekstu?
- Czy polityka środowiskowa zawiera zobowiązanie do ochrony środowiska, w tym inne zobowiązania oraz zobowiązanie do ciągłego doskonalenia w celu zwiększenia efektywności środowiskowej?
- Czy Pełnomocnik ds. ISO 14001 posiada odpowiedzialności i uprawnienia, w tym obowiązki raportowania w odniesieniu do systemu zarządzania środowiskiem?
- Czy ryzyka i możliwości zostały określone w odniesieniu do aspektów środowiskowych, wymagań zgodności oraz innych zagadnień i wymagań?
- Czy określono potencjalne sytuacje awaryjne?
- Czy podczas identyfikowania i oceny aspektów środowiskowych organizacja uwzględniła cykl życia wyrobu lub usługi, w tym niezwykłe i potencjalne sytuacje awaryjne?
- Czy znaczące aspekty środowiskowe zostały zakomunikowane na różnych szczeblach i stanowiskach funkcyjnych?
Wsparcie, działania operacyjne i ocena wyników:
- Czy zaplanowano działania w celu wyeliminowania zidentyfikowanych ryzyk oraz w zakresie aspektów środowiskowych i wymagań zgodności z wymogami prawnymi ochrony środowiska?
- Czy działania zintegrowano z procesami systemu zarządzania i sprawdzono ich skuteczność?
- Czy określono wskaźniki w celu monitorowania postępów w osiąganiu celów środowiskowych?
- Czy istnieje proces komunikacji uwzględniający wymagania zgodności organizacji, zapewniający że zakomunikowane informacje środowiskowe są zgodne z informacjami systemu?
- Czy proces komunikacji zapewnia, że wszystkie osoby działające w imieniu organizacji mają możliwość przyczyniania się do ciągłego doskonalenia?
- Czy dokumentacja systemowa ISO 14001 została sprawdzona pod kątem niezgodności w odniesieniu do struktury i terminologii?
- Czy zmiany są monitorowane, a niezamierzone zmiany kontrolowane?
- Czy kontroluje się i oddziałuje na procesy zlecane na zewnątrz?
- Czy bierze się pod uwagę wszystkie odcinki cyklu życia, w szczególności zamówienia, projektowanie, dostarczanie, wykorzystanie i utylizację wyrobów i usług oraz dostawców zewnętrznych?
- Czy organizacja określiła, co będzie mierzone, analizowane i oceniane oraz jakimi metodami?
- Czy określono odpowiednie wskaźniki do oceny wydajności środowiskowej?
- Czy określono częstotliwość oceny zgodności?
- Czy podczas audytów wewnętrznych oceniono spełnienie wymagań ISO 14001:2015?
- Czy podczas planowania audytów wzięto pod uwagę zmiany mające wpływ na organizację?
Pytania kontrolne są ściśle powiązane z audytem zerowym ISO 14001, identyfikacją aspektów środowiskowych oraz wymaganiami prawnymi systemu zarządzania środowiskowego. Pełna lista wymagań prawnych dostępna jest na stronie wymagań prawnych ISO 14001.
Najczęstsze pytania o pytania kontrolne ISO 14001
Odpowiedzi na pytania dotyczące listy kontrolnej ISO 14001, przeglądu ekologicznego i weryfikacji wymagań systemowych normy ISO 14001:2015.
Podczas audytu ISO 14001 sprawdzane są m.in.: pozwolenia środowiskowe (wodnoprawne, na emisje, na wytwarzanie odpadów), ewidencja odpadów (KEO, KPO), karty charakterystyk substancji chemicznych, zapisy ze szkoleń, harmonogramy napraw, dane z pomiarów emisji, faktury za media (woda, gaz, energia) oraz kopie skarg lokalnej społeczności. Pełny zakres dokumentów zależy od specyfiki działalności organizacji.
Przegląd ekologiczny obejmuje identyfikację głównych procesów i produktów firmy, historię zakładu, opis istniejącego systemu zarządzania środowiskowego, normy prawne, które firma musi spełniać, informacje o wypadkach i skażeniach, ewentualne naruszenia przepisów i nałożone kary oraz planowane inwestycje proekologiczne. Jest to punkt wyjścia do wdrożenia systemu ISO 14001 i identyfikacji aspektów środowiskowych.
Tak, audyt wewnętrzny ISO 14001 powinien obejmować pytania kontrolne odnoszące się do wszystkich wymagań normy (punkty 4-10). Pytania powinny weryfikować zarówno wymagania systemowe (kontekst, planowanie, wsparcie, działania operacyjne, ocena wyników, doskonalenie), jak i spełnienie wymagań prawnych dotyczących aspektów środowiskowych charakterystycznych dla danej organizacji.
Norma ISO 14001:2015 wymaga przeprowadzania audytów wewnętrznych w zaplanowanych odstępach czasu (punkt 9.2). Częstotliwość powinna być dostosowana do znaczenia danych obszarów, wyników poprzednich audytów i zmian wpływających na organizację. W praktyce audyty wewnętrzne przeprowadza się co najmniej raz w roku, a pytania kontrolne mogą być stosowane jako narzędzie bieżącego monitorowania między audytami.