System Zarządzania Jakością ISO 9001 i jego wdrożenie

1. Strona Główna
2. Materiały ISO

System Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001:2008 był sposobem, w jakim Organizacja dobrowolnie przyjęła zarządzanie procesami, które ukierunkowane były na zapewnienie zdolności do dostarczania wyrobów i usług zgodnych z wymaganiami. Wdrażając ISO 9001 Organizacja udowadniała, że nie są jej obojętne zasady funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz wykazywała gotowość do ciągłego doskonalenia systemu oraz zwiększania satysfakcji klientów. O potrzebie ewolucji podejścia procesowego i ukierunkowania na podejście kontekstowe zadecydowały nie tylko wymogi nowej normy ISO 9001:2015, ale też pogląd o nieprzystawaniu systemów zarządzania do zmieniających się warunków biznesowych. Nowe wydanie normy ISO 9001:2015 zdjęło bolączkę statyczności samych procesów oraz dało szansę doskonalenia systemów ISO, już wdrożonych. Wymagania normy ISO 9001:2015 mają charakter ogólny. Można je wdrożyć w każdej firmie bez względu na jej rodzaj, wielkość i zakres działalności. Od Organizacji zależy, w jaki sposób wymagania ISO zostaną zaimplementowane. System Zarządzania Jakością jest narzędziem pozwalającym odpowiednio zorganizować i ułożyć procesy w efektywną sekwencję działań.

Wymagania stawiane przez System ISO 9001

Na sukces Systemu Zarządzania Jakością ISO wpływają:

• zaangażowanie kadry zarządzającej
• świadomość istoty Systemu Zarządzania Jakością
• system, który jest dopasowany do indywidualnych potrzeb Organizacji
• zapewnienie odpowiednich zasobów

Jednym z wymagań normy ISO 9001:2015 jest przyjęcie w zarządzaniu Organizacją i w trakcie realizacji procesów, myślenia opartego na ryzyku. Ryzyko definiowane jest jako prawdopodobieństwo zdarzenia, które będzie miało negatywny lub pozytywny wpływ na realizację założonych celów. Zarządzanie ryzykiem koncentruje się na zintegrowaniu zarządzania ryzykiem z funkcjonującymi w Organizacji procesami i identyfikowaniu przyszłych zdarzeń, które mogą stanowić szansę lub zagrożenie dla prowadzonej działalności. Stosując wymagania normy ISO 9001:2015 w zakresie analizy ryzyka Organizacja przyjmuje postawę proaktywną do zarządzania oraz budowania wartości dodanej wykorzystując dotychczasowe mechanizmy zamiast strategii reaktywnej. Przyjęcie proaktywnego zarządzania poprzez wdrożenie zarządzania ryzykiem umożliwia:

• eliminację niezgodności, świadomie zapobiegając ich wystąpieniu
• wyznaczenie standardów oceny skuteczności i efektywności realizowanych działań
• optymalizację kosztów
• wykorzystywanie pojawiających się szans
• minimalizowanie prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń

Każdy proces zidentyfikowany w Systemie ISO 9001 objęty jest analizą ryzyka, które zwykle przebiega etapowo. Na początku przed uruchomieniem procesu i później w trakcie realizacji. Identyfikowane są potencjalne ryzyka i szanse. Kolejnym krokiem jest oszacowanie wystąpienia ryzyka lub szansy, w odniesie do wartości ryzyka R podejmowane są odpowiednie działania.

Kolejnym z fundamentów Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2015 jest monitorowanie procesów. Monitorowanie procesów zwykle realizowane jest w oparciu o ustalone wartości wskaźników procesów i mają być podstawą do podejmowania strategicznych decyzji przez Najwyższe Kierownictwo. Wskaźniki powinny być zidentyfikowane dla wszystkich poziomów organizacji, by każdy z obszarów na swojej płaszczyźnie przyczyniał się do osiągnięcia celów Organizacji. W trakcie doboru wskaźników należy uwzględnić także wyniki analizy ryzyka. Zidentyfikowane wskaźniki procesów ISO 9001:2015 będą mogły spełniać swoją funkcję jeżeli otrzymana informacja zwrotna będzie możliwa do zmierzenia i na tyle odzwierciedlała rzeczywistość, by na ich podstawie móc doskonalić procesy lub bić na alarm i podejmować działania korygujące. Korzystanie ze wskaźników procesów przynosi długą listę korzyści m.in.:

• połączenie celów strategicznych organizacji z celami procesów
• nadzorowanie posiadanych zasobów, możliwość zidentyfikowania obszarów do doskonalenia i słabych stron Organizacji i ich poprawie w celu minimalizacji kosztów
• skupienie się na procesach szczególnie istotnych z zachowaniem proporcjonalności pomiędzy procesami, a ich znaczeniem dla Organizacji.

Monitorowanie procesów za pomocą wskaźników nie ma charakteru jednorazowej akcji, która w szybkim czasie przyniesie zauważalne gołym okiem korzyści. Monitorowanie procesów za pomocą wskaźników wymaga cierpliwości, to proces złożony i rozciągnięty w czasie. Warto mieć tego świadomość i nie zniechęcać się z powodu braku natychmiastowych korzyści.

Kolejnym wymaganiem normy ISO 9001:2015 jest ocena dostawców. Ocena dostawców stanowić ma wsparcie w trakcie podejmowania decyzji o nawiązaniu lub nie, współpracy. Mamy obowiązek utrzymywać zapisy z tego typu działań. Ocena zależy to od wielu czynników, np. od branży w jakiej działa organizacja, od tego co dostarcza nasz dostawca (czy są to materiały biurowe nie mające wpływu na jakość wyrobu lub usługi, czy skomplikowany podzespół w naszym produkcie, który stanowi o jego jakości) i jaki ma to wpływ na jakość. Istotna jest świadomość celu kwalifikacji, jakim jest chęć wyeliminowania dostawców związanych ze zbyt dużym ryzykiem, uniemożliwiającym dokonywanie transakcji handlowych. Kupcy nie chcą mieć do czynienia z przedsiębiorstwami, które będą dostarczać:

• niewłaściwe ilości produktów
• produkty w niewłaściwym czasie i w niewłaściwym miejscu
• produkty lub usługi niezgodne z wynegocjowaną specyfikacją lub ceną

Dobór kryteriów powinien być taki, byśmy na ich podstawie mogli ocenić, czy dostawca jest w stanie dostarczyć nam produkt/usługę spełniającą nasze wymagania. Systemowe podejście do kwalifikacji, wyboru i oceny dostawców warunkuje ciągłość procesu dostarczania wyrobu lub usługi oraz znacząco wpływa na rzetelność Organizacji.

Korzyści płynące z wdrożenia Systemu ISO 9001

Spójne i przewidywalne rezultaty są osiągane bardziej efektywnie i skutecznie, kiedy działania są rozumiane i zarządzane jako wzajemnie powiązane procesy, które działają jako zwarty system ISO 9001:2015. Podejście procesowe dotyczy systematycznego definiowania i zarządzania procesami i ich oddziaływaniem, tak aby osiągać ustanowione rezultaty w zgodności z polityką jakości i strategicznym kierunkiem organizacji. Wypracowane mechanizmy oparte na wymaganiach normy ISO 9001:2015 pozwalają w uporządkowany sposób realizować zarówno procesy główne jak i wspierające. W celu zapewnienia powtarzalności procesów, zaleca się, choć nie stanowi to wymagania normy, udokumentować przebieg realizowanych działań. Sposób udokumentowania musi być dopasowany do indywidualnych potrzeb Organizacji, mogą to być procedury, schematy postępowania lub karty procesów. Dokumenty, które powstaną powinny pełnić funkcję uzupełnienia realizowanych działań, a nie balastu. Określone zasady postępowania powinny obejmować następujące obszary:

• planowanie realizacji – w zależności z jakimi procesami mamy do czynienia, planowanie realizacji może odbywać na początku realizacji procesu w przypadku procesów powtarzalnych lub każdorazowo przy realizacji nowego zadania przy procesach jednostkowych;
• identyfikacja wymagań klienta – jakie czynniki należy wziąć pod uwagę oprócz wymagań klientów, branżowe wymagania, w jaki sposób sprawdzić czy na podstawie posiadanych zasobów jesteśmy w stanie spełnić wymagania lub jakie zasoby powinniśmy uzupełnić;
• realizacja – niezbędne zasoby, infrastruktura, wymagania dotyczące utrzymania
• i nadzorowania infrastruktury, utrzymanie spójności pomiarowej sprzętu do kontroli i badań, informacje potrzebne pracownikom do realizacji zadań zgodnie z wymaganiami oraz mechanizmy nadzoru nad procesem;
• dokumentowanie – określenie niezbędnych dokumentów i zapisów w celu dostarczenia dowodów realizacji procesów zgodnie z wymaganiami, ustalenie odpowiedzialności za ich sporządzanie, bezpieczeństwo, dysponowanie, archiwizację; cykl dokumentowania działań powinien być tak ułożony by nie marnotrawić czasu pracowników, a zarazem umożliwić pełną identyfikowalność, czyli możliwość odtworzenia historii wstecz;
• komunikacja – jakie informacje powinny być komunikowane, kanały komunikacyjne, bezpieczeństwo informacji;
• odpowiedzialność i uprawnienia – precyzyjne określenie odpowiedzialności i uprawnienia w zakresie wykonywanych czynności budują harmonię i porządek w trakcie realizacji procesów;

W świetle wymagań normy ISO 9001:2015 Organizacja zobowiązana jest ciągle doskonalić System Zarządzania Jakością sugerując sposoby dzięki, którym można do osiągnąć. Deklaracja kierownictwa i wyznacznik jakościowego kierunku dla pracowników i podwykonawców. Jest obowiązkowym dokumentem w Systemie Zarządzania Jakością i stanowi ramy do ustalania celów jakościowych.

Wyznaczane cele, które mają wskazywać jaki poziom Organizacja w danym obszarze chce osiągnąć. Cele ustalane są dla każdego procesu głównego. Dzięki ocenie postawionych celów otrzymujemy informację zwrotną o możliwościach procesu i/lub zdolności procesu i/lub jego słabych stornach. Brak realizacji celu jakościowego nie stanowi niezgodności, wiedza i doświadczenie jakie Organizacja pozyskała w trakcie jego realizacji jest już wartość dodaną.

Audyty skuteczności Systemu ISO 9001

Systematyczne audyty wewnętrzne przeprowadzane we wszystkich obszarach Organizacji są narzędziem do identyfikowania niezgodności, co daje możliwość szybkiej reakcji oraz do identyfikowania obszarów do doskonalenia, co determinuje ciągły rozwój.
Działania podejmowane po wystąpieniu niezgodności w celu wyeliminowania przyczyny jej wystąpienia. Skutecznie działanie korygujące jest gwarantem, że niezgodność nie wystąpi. Działania podejmowanie przed wystąpieniem niezgodności w celu usunięcia potencjalnej przyczyny niezgodności. Celem działań zapobiegawczych jest zapobieganiu wystąpieniu.